PHƯƠNG PHÁP KAIZEN

Phương pháp KAIZEN – tiếng Anh là “Good change” (sự thay đổi tốt), ý nghĩa là “Continuous Improvement” (sự cải thiện liên tục) – một kỹ thuật dựa vào tâm lý để tăng năng suất của người Nhật đã được áp dụng rộng rãi và được nhiều nhà khoa học trên thế giới công nhận. Hiểu một cách ngắn gọn, KAIZEN nghĩa là “sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ”, có tính ứng dụng mọi lúc, mọi nơi, trong mọi lĩnh vực, mọi hoàn cảnh.

Cần nhấn mạnh rằng, KAIZEN không phải một bộ kỹ năng, cũng không phải một kế hoạch nào đó. KAIZEN thuần tuý là triết lý về tâm lý và cách tổ chức, cụ thể hơn đó là “những cải thiện nhỏ mang lại thành công lớn theo thời gian“.

Tại sao lại là NHỮNG CẢI THIỆN NHỎ

Các bạn học sinh, sinh viên thử để ý: Khi học bất cứ môn học nào, như tiếng Anh chẳng hạn, thời gian đầu bạn không thể nghe được một câu dài do người bản xứ nói. Để cải thiện việc này, bạn có thể nghe nhiều hơn, lặp đi lặp lại.

Nhưng với nhiều người, đây là việc làm quá tốn thời gian, thậm chí nghe càng nhiều càng không hiểu. Tại sao ư? Vì bạn chưa chú ý đến những tiểu tiết, bạn chưa hiểu rằng cái đích cuối cùng là nghe hiệu quả chứ không phải là nghe nhiều. Trong kỹ năng nghe có một vài điểm nhỏ mà nếu biết bạn hoàn toàn có thể nghe hết câu một cách rõ ràng nhất như: Người nước ngoài hay sử dụng nối âm, vậy hãy tìm hiểu và nghe những đoạn có nối âm. Ngoài ra, có thể kể đến như âm câm, ngữ điệu, các giọng đọc khác nhau,… Cải thiện nhỏ và từ từ bởi bạn rất nhiều người trong số chúng ta không thể cải thiện những điểm lớn ngay lập tức. Những điểm tưởng nhỏ nhặt có thể ví như những ngôi nhà, đường phố, cây cối,… tạo nên một thành phố lớn. Nhà càng to đẹp, thành phố càng hiện đại; đường càng rộng, thành phố càng thông thoáng; cây cối càng nhiều, thành phố càng xanh.

Theo The New Shorter Oxford English Dictionary (1993), từ “Kaizen” được bổ sung và định nghĩa như sau: Kaizen là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất,… như một triết lý kinh doanh.

Tại sao KAIZEN nặng về TÂM LÝ

Nhiều bạn sẽ thắc mắc, ví dụ trên là sự điều chỉnh, sự tìm hiểu có chủ đích chứ đâu liên quan đến “tâm lý“. “Tâm lý” có nhiều định nghĩa nhưng ta có thể hiểu nôm na là tất cả những gì hình thành nên thế giới nội tâm của con người. Và ở đây, chúng ta đề cập đến cảm giác và lý trí. Thông thường trước khi làm một việc được giao, ta có “tâm lý” thực hiện theo các bước có sẵn, lý thuyết có sẵn mà quên mất sự phản biện, sự so sánh, sự rút kinh nghiệm,… Đó chính là làm theo cảm giác, làm theo lý trí của những người đi trước và đến một thời điểm nhất định, nó sẽ không còn phù hợp, hoặc với một vài đối tượng, nó sẽ không phù hợp.

KAIZEN cho ta cái tâm lý luôn đặt câu hỏi, luôn tìm ra giải pháp tốt hơn, luôn cố gắng thay đổi từ những điều nhỏ nhặt để từ đó dần loại bỏ cách làm việc đốt cháy giai đoạn, rập khuôn, máy móc.

Có vô vàn những yếu tố giúp công việc của bạn trở nên nhanh hơn, trôi chảy hơn, đỡ lãng phí hơn. Nhiệm vụ của bạn là tìm ra và cải tiến từng chút, từng chút hàng ngày. Và sẽ không có quy trình nào hoàn hảo cả, chính bạn sẽ là người nâng cấp nó liên tục. Đến một lúc nào đó, khi nhìn lại, bạn thấy mình đã tiến thật xa, chẳng còn cái quy trình đơn giản ban đầu đâu nữa.

Với những phân tích trên, chúng ta đã cùng nhau làm rõ ý nghĩa của phương pháp KAIZEN. Vậy còn áp dụng vào việc học như thế nào nhỉ?

PHƯƠNG PHÁP KAIZEN

1

Tổng hợp và phân tích thông tin

Đây là kỹ năng thiết yếu giúp bạn nâng tầm bản thân trong thời đại mới – thời đại của sự bùng nổ thông tin. Quá nhiều thông tin trái chiều xoay quanh một hiện tượng, một vấn đề khiến bạn không biết đâu là thật, đâu là giả, mình nên tin ai, liệu làm như vậy là đúng hay sai?

Cũng là “từng chút, từng chút“, hãy tạo dựng thói quen tích góp thông tin đa chiều với cùng một vấn đề cho tới khi bạn thấy đủ cơ sở để kết luận. Những mẩu thông tin nhỏ là căn cứ để nhìn nhận tổng thể một vấn đề lớn.

Kết luận như nào để tiếp tục phát triển góc nhìn của bản thân?

  • Đừng tuyệt đối hoá các thông tin bạn nhận được. Nó có thể đúng hoặc sai, có thể thừa, có thể thiếu. Tư duy xem nó thừa ở đâu, nó thiếu ở đâu, tại sao lại đúng, tại sao lại sai,…
  • Bạn tiếp nhận thông tin khách quan dưới góc nhìn của bản thân, có nghĩa là phần nào thông tin đã mang tính chủ quan rồi. Mỗi người sẽ có một nhận định, một lập luận riêng phù hợp với hệ tư tưởng của mình.
  • Khi bạn đã có câu trả lời riêng cho mình, bạn sẽ chắc chắn hơn, kinh nghiệm hơn ở việc phân tích hoặc ra quyết định. Mọi quyết định đều cần mục đích rõ ràng và có sự đánh đổi.

Ba gạch đầu dòng trên cũng là những điểm quan trọng để các bạn “cải thiện dần dần” cách tổng hợp và phân tích thông tin của chính mình. Ngoài ra, các bạn hoàn toàn có thể tư duy sáng tạo hơn nhưng luận điểm mà bài viết đã đề cập.

2

Luôn tìm cách tốt hơn

Các bạn sinh viên thường rất đau đầu trước mỗi đợt làm “Đề án”, “Đồ án”. Không biết bắt đầu từ đâu, không biết tư duy thế nào. Hay là lấy tạm một bài của khoá trên rồi sửa lại là xong. Ồ! Đó cũng là một ý tưởng đó chứ. Bạn hoàn toàn có thể “tham khảo” bài của các anh, chị đi trước. Nhưng hãy nhớ cải thiện chúng thành bài của mình. Bạn hãy đánh giá xem tổng quan bài viết đó đã ổn chưa, chi tiết đã ổn chưa, những ví dụ có sát thực tế không,… nếu chưa thì có cách nào hay hơn không. Điều chỉnh từng chút nhỏ sẽ thay đổi hoàn toàn giá trị mà bài luận mang lại. Chúng ta chỉ khuyến khích tham khảo, không khuyến khích dùng nguyên bài luận của người khác để sửa số, sửa câu chữ rồi mang đi nộp các bạn nhé. Như vậy sẽ dẫn tới sai càng thêm sai đó.

3

Rút ngắn thời gian

Học sinh sợ môn lịch sử bởi nó khá khô khan, có quá nhiều kiến thức, quá nhiều các mốc thời gian phải nhớ. Sinh viên sợ bộ môn triết học, các bài luận cũng vì điều này – phải đọc nhiều, nhớ nhiều, học trước quên sau. Đọc và ghi nhớ nhiều trong một khoảng thời gian ngắn là khó thật đấy, nhưng không phải không có cách. Áp dụng KAIZEN vào, ta có gì? Đó là “sàng lọc” và “sắp xếp” – 2 trong số công cụ 5s của phương pháp này (5s ứng dụng vào doanh nghiệp nhiều hơn, các bạn có thể tìm hiểu ở cuối bài).

  • Sàng lọc: Đọc mục lục của sách (giáo trình), để ý những chương quan trọng. Tiếp tục nhặt ra ý chính mà các chương nhắc đến. Vậy là bạn đã rất nhanh nắm được tổng quan của cả một cuốn sách rồi đó. Công việc tiếp theo là đọc thêm các luận điểm, luận cứ (nôm na là giải thích và lấy ví dụ) cụ thể của từng chương để cô đọng lại những phần kiến thức quan trọng. Xong bước này, bạn có thể cô đọng thêm hoặc đọc các phần liên quan nếu có thời gian. Một cuốn sách dày cộp thông thường chỉ có 20% nội dung thật sự giá trị – mang thông điệp, tư tưởng của sách. Càng sàng nhiều, lọc kỹ, ta càng tóm gọn được cả trăm trang sách trong vài dòng ngắn gọn.
  • Sắp xếp: Ưu tiên phần nào đọc trước, phần nào đọc sau. Phần nào liên quan đến nội dung kiểm tra nhiều hơn thì đọc nhiều hơn. Kết hợp cả “sàng lọc” và “sắp xếp” một các linh hoạt, cuốn triết học mà bạn từng sợ đã được lược bớt và đơn giản đi rất nhiều phải không.

Với cách này, bạn hoàn toàn có thể áp dụng với những môn học có lượng kiến thức lớn, phải đọc nhiều hay rút ngắn thời gian làm bài thi xuống một mức tốt nhất.

4

Tầm quan trọng của việc duy trì

Thiếu sự duy trì thì không còn gọi là KAIZEN nữa. Như đã đề cập, “cải thiện nhỏ, liên tục” là mấu chốt để áp dụng thành công phương pháp này. Bạn không nên nghĩ kiên trì là điều gì quá to tát. Đó đơn giản là thói quen được lặp đi lặp lại. Nhiều người mất kiên nhẫn vì chưa thay đổi nhỏ đã mong thay đổi lớn, nhưng bạn cứ yên tâm, kể cả kiên trì ta cũng rèn luyện được.

Hiện nay, dịch bệnh Covid-19 đang diễn ra ở khắp nơi – trên thế giới cũng như tại Việt Nam. Đây là vừa là thử thách, vừa là cơ hội để chúng ta rèn luyện sự kiên trì. Để tự học ở nhà một cách tốt nhất, bạn cần có đủ sức khoẻ và tinh thần. Vậy nhưng bao năm nay, bạn vẫn chẳng thể chiến thắng được cái bệnh lười của bản thân. Đau đầu quá nhỉ.

Nếu như ngày đầu tập 30 phút, hít đất vài chục cái, chắc chắn, bạn sẽ không chịu được, nản ngay rồi. Vậy thì hãy dành 5 phút thôi, tập những động tác cơ bản rồi nâng dần lên 7 phút, 10 phút, 15 phút,… với các bài phức tạp hơn. Cảm thấy càng lười thì chia càng nhỏ ra nhé, miễn là có sự duy trì. Với việc học cũng vậy, để học tốt luôn cần sự duy trì đều đặn các bạn ạ. Duy trì một việc gì đó sẽ giúp hình thành sự tự giác, sự chủ động.

5

Phát hiện lỗ hổng

Lỗ hổng ở đây có thể là hổng kiến thức hoặc những lỗi sai bạn thường xuyên mắc phải. Phát hiện lỗi sai chính là cách vô cùng hữu hiệu để cải thiện mọi thứ tốt hơn.

Thông thường, các bạn học sinh, sinh viên rất dễ bị cuốn theo bài học, bài tập của ngày hôm nay mà quên mất xem lại kiến thức đã học, các bài mình đã làm; thậm chí phản biện lời giảng của thầy cô. Hãy dùng một chiếc bút xoá, rà soát kiến thức mới ghi xem đã đúng chưa, nếu sai hãy xoá đi và sửa lại ngay trong vở. Khi việc này đã thành thói quen, bạn không những lấp được những lỗ hổng kiến thức mà còn sở hữu thêm khả năng tập trung và ghi nhớ “siêu hạng”.

6

Không đổ lỗi

Khi không học tốt, bạn đổ lỗi cho mình lười, đổ lỗi cho cô giáo dạy kém, đổ lỗi cho đám bạn hay rủ đi chơi,… Nên nhớ rằng, có vô số những yếu tố khách quan ảnh hưởng đến kết quả học tập của bạn. Nếu cứ cố gắng đổ lỗi, bạn sẽ khó mà tiến bộ được.

Vậy giải quyết thế nào nhỉ?

Trước hết, hãy tập trung vào bản thân để cải thiện chính mình, từng chút, từng chút. Khi bản thân đã tốt hơn, bạn sẽ ít bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài.

Với một số yếu tố khách quan, chúng ta vẫn có cách để cải thiện. Chẳng hạn như kiên quyết hơn khi bạn bè rủ đi chơi quá nhiều, nhắc cô giáo giảng lại nếu bạn cảm thấy quá khó hiểu,… Cũng là từng chút, từng chút cải thiện các yếu tố xung quanh, cả chủ quan lẫn khách quan, bạn sẽ xây dựng được môi trường học tập tối ưu nhất cho mình. Vậy là hết phải đổ lỗi rồi nhé!

TỔNG KẾT:

Khi nhớ đến KAIZEN, bạn hãy nghĩ ngay tới “SỰ CẢI THIỆN NHỎ, LIÊN TỤC” để hướng đến “LÀM VIỆC TỐT HƠN CHỨ KHÔNG PHẢI LÀM NHIỀU HƠN“.

KAIZEN giúp bạn vượt qua những thử thách, những nỗi sợ mà bạn từng nghĩ rằng mình chẳng thể vượt qua nổi.

Hi vọng bài viết hữu ích cho các bạn!

BONUS

1. Áp dụng KAIZEN theo vòng tròn quản lý chất lượng PDCA (Plan – Do – Check – Action) của William Edwards Deming được giới thiệu vào năm 1950:

“P” (Plan) – Lập kế hoạch:

  • Thiết lập các mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển
  • Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông tin rõ ràng, cụ thể
  • Thành lập nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành
  • Ghi lại các dữ liệu dự kiến sử dụng trong quá trình thực hiện
  • Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn… để làm nền tảng cho bước thực hiện phía sau

“D” (Do) – Thực hiện:

  • Bám sát thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra
  • Cập nhật thường xuyên tiến độ công việc
  • Tuyệt đối tuân theo lịch trình công việc đã đề ra, ghi lại các vấn đề xuất phát trong quá trình làm việc

“C” (Check) – Kiểm tra:

  • Sau thời gian thực hiện cần kiểm tra kết quả đạt được có như kế hoạch đã đề ra hay không
  • Ghi lại tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện như các thay đổi, sai sót, các khó khăn, thách thức… tác động và ảnh hưởng đến quá trình thực hiện
  • Xác định các nguyên nhân sâu xa của vấn đề

“A” (Act) – Hành động:

  • Tiến hành sửa lỗi
  • Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh
  • Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra

2. Phương pháp Kaizen và công cụ 5S

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành các từ khác nhau song về cơ bản ý nghĩa của chúng không thay đổi. Trong tiếng Anh, 5S được dịch sang các từ tương ứng là Sort, Straighten, Shine, Systemise và Sustain. Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.

Công cụ 5S

  • Seiri (Sàng lọc): Phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Nội dung chính trong S1 là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc.
  • Seiton (Sắp xếp): Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
  • Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ, được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng và khu vực làm việc. Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)
  • Seiketsu (Săn sóc): Mục tiêu của S4 là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
  • Shitsuke (Sẵn sàng): Được hiểu là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người tham gia thực hiện 5S.