Kế hoạch 5 năm, 10 năm thì có thể không làm (vì có vẻ khá xa xôi và cảm hứng trong một xã hội đầy biến động như ngày nay) chứ kế hoạch ngày – daily to-do list thì chắc chắn là phải có nha. Không có nó, chúng ta dễ để bản thân đi vào trạng thái “rơi tự do” trong cuộc sống. Chúng ta không biết nên làm gì là quan trọng và do đó, ta chỉ mải miết làm những việc dễ dàng và mang tính chất hưởng thụ mà thôi.
Sau đây là 7 kiểu lập daily to-do list khác nhau phù hợp với từng phong cách sống và làm việc khác nhau mà bạn có thể tham khảo, chọn lựa và trung thành với một trong số đó.
1. Kiểu “MIT”: dành cho người có nhiều đầu việc khác nhau trong ngày.
MIT là viết tắt của Most Important Tasks – Những nhiệm vụ quan trọng. Kiểu lên kế hoạch này rất phù hợp với những bạn có nhiều đầu việc khác nhau trong ngày, có việc quan trọng, có việc không; tuy nhiên, một số người không có khả năng phân biệt được tính chất quan trọng của các việc ấy nếu không có một sự cân nhắc, tính toán trước. Nếu không thực hành MIT, họ rất dễ sa đà vào những chuyện lặt vặt mà có thể thông qua đó họ cho rằng bản thân thật năng suất vì làm được nhiều việc.
Việc check và trả lời email vào buổi sáng là một ví dụ. Năng lượng vào đầu ngày của bản thân là cao nhất, do đó bạn không nên dành nó hết cho những việc nhằm đáp ứng nhu cầu của người khác. Thời gian buổi sáng nên dành cho các nhiệm vụ phát triển bản thân và chạy deadline công việc cá nhân. Việc trả lời email khách hàng hầu hết là quan trọng nhưng không bắt buộc phải làm ngay nên bạn có thể đẩy nó xuống phần sau của ngày nhé.
Cách thực hiện: Mỗi ngày, hãy viết xuống giầy 3-4 đầu việc quan trọng nhất mà bạn phải làm trong ngày hôm nay, theo thứ tự mức độ quan trọng giảm dần. 3-4 đầu việc là con số hợp lý, bạn không nên thêm nhiều hơn vì điều này dễ khiến kiệt quệ năng lượng, lâu dần sẽ sinh ra tâm lý chán làm việc. Sau khi có danh sách 3-4 đầu việc ấy rồi, hãy bắt tay vào thực hiện chúng tuần tự, hết việc 1 rồi mới tới việc 2, cho tới khi hết danh sách ấy và bạn có thể chuyển sang làm những công việc không quan trọng hoặc những việc giải trí khác.
Thường thì 3-4 đầu việc đó có thứ tự như sau:
– Deadline (VD: hoàn thành báo cáo, viết bài xã luận,…).
– Nhiệm vụ học tập/ công việc trong ngày (VD: làm bài tập, nghiên cứu thị trường,…).
– Học hỏi, phát triển bản thân (VD: đọc sách, tham gia khóa học,…).
– Nhiệm vụ xã hội (VD: nộp đơn trợ cấp, đăng ký giấy khai sinh cho con cái,…).
2. Ma trận Eisenhower: dành cho người dễ xao nhãng
Sơ đồ Eisenhower thì quá nổi tiếng trong giới chuyên gia về quản lý thời gian rồi phải không nè? Sơ đồ này được đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight David Eisenhower. Mấy người cấp cao thế này là bạn đủ hiểu họ bận rộn cỡ nào rồi đúng chứ? Khi mà Eisenhower cảm thấy có quá nhiều công việc trong một ngày, để giải quyết chúng được hiệu quả hơn, ông đã sáng tạo ra ma trận Eisenhower để có thể sắp xếp mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ, và cứ theo đó mà cân nhắc xem liệu có nên thực hiện việc này hay không, liệu có nên giao phó cho ai khác để họ làm thay mình hay không.
Ma trận Eisenhower gồm 2 cột ngang, 2 cột dọc cắt nhau tạo thành 4 ô. Mình quăng vào đây một tấm hình để bạn có thể nắm rõ được cách hoạt động của ma trận này:
– Ô đầu tiên vừa khẩn cấp vừa quan trọng, là những việc bạn phải làm ngay trong ngày, nôm na là deadline đó.
– Ô thứ hai không khẩn cấp nhưng quan trọng, là những việc không bắt buộc phải làm ngay, nhưng việc làm nó sẽ có lợi về lâu về dài cho bạn. Ô này rất quan trọng và chỉ được sử dụng đúng đắn bởi những người có tư duy tốt và tầm nhìn xa trông rộng. Ví dụ: bạn nên cho việc đọc sách, tập thể dục, viết lách, học ngoại ngữ, học thêm một điều gì đó mới mẻ phục vụ cho sự nghiệp,…vào ô này. Tâm lý của mọi người là vì việc không khẩn cấp nên họ không làm. Tuy nhiên, việc thực hiện chúng đều đặn mỗi ngày sẽ góp phần thăng hoa cho chặng đường phát triển cuộc sống và sự nghiệp của bạn.
– Ô thứ ba có khẩn cấp nhưng không quan trọng, là những việc lặt vặt nhưng bắt buộc phải làm để tránh ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống và công việc những ngày sau đó. Ở ô này, nếu có thời gian, bạn có thể tự mình làm; còn không, hãy ủy thác cho người khác phù hợp hơn để họ làm chúng thay bạn.
– Ô thứ tư vừa không khẩn cấp mà cũng chẳng quan trọng, là những việc giải trí giết thì giờ hoặc những việc không đem lại giá trị to lớn cho cuộc sống của bạn. Rất nhiều bạn trẻ ngày nay dành nhiều thì giờ cho các công việc nằm trong ô thứ tư này. Với ma trận Eisenhower, bạn cần có tư tưởng cứng rắn để xếp những thói quen khó bỏ như nằm lướt facebook, tiktok cả ngày, xem phim quên lối về, lê la hàng quán với bạn bè xong lại…ngồi bấm điện thoại, ngủ ngày bay đêm,…vào ô cuối và quyết tâm gạt chúng ra khỏi một ngày quý giá của bạn.
Ví dụ về một ma trận Eisenhower trong ngày của mình như sau:
3. Quy tắc 8-8-4-2-2 của Napoleon Hill: dành cho dân văn phòng muốn phát triển bản thân.
Tác giả nổi tiếng nước Mỹ Napoleon Hill đã gợi ý cho chúng ta cách lên kế hoạch một ngày hợp lý trong cuốn sách “Để cả thế giới biết bạn là ai” của ông.
Trong bảng kế hoạch đó:
– 8 giờ cho việc ngủ: lẽ đương nhiên nhưng ít người làm. Họ cứ tưởng rằng ngủ ít đi thì sẽ làm được nhiều việc hơn, nhưng vì cơ thể không được nghỉ ngơi đầy đủ nên tốc độ làm việc của họ cũng bị giảm xuống và chất lượng công việc cũng không cao => họ cũng làm việc tương đương với những người ngủ đủ mà thôi (mà còn trong một trạng thái cáu gắt vì thiếu ngủ nữa).
– 8 giờ cho công việc: đây là khoảng thời gian bạn sẽ dành ra ở công ty hoặc làm một dự án nào đó, nhớ là cháy hết mình trong 8 giờ này nhé haha.
– 4 giờ cho việc chăm chút sức khỏe, giải trí và tái tạo năng lượng (ngoài việc ngủ). 4 giờ này bao gồm cả những việc lặt vặt như vệ sinh cá nhân, tắm rửa, skincare. Ngoài ra, bạn cũng nên thêm vào những việc như tập thể thao, ăn uống đủ các bữa, đọc sách hoặc xem phim để giải trí đầu óc, và các sở thích cá nhân khác.
– 2 giờ cho việc học hỏi và chuẩn bị cho công việc/ sự nghiệp lâu dài. Đây là khoảng thời gian bạn nên đầu tư để rèn dũa các kỹ năng phục vụ cho công việc của bạn thông qua sách, báo chí, video, khóa học,… đồng thời chuẩn bị cho công việc những ngày kế tiếp để công việc diễn ra suôn sẻ nhất có thể (ví dụ: nếu bạn có một buổi thuyết trình ngày mai, hãy dành 2 giờ đồng hồ ngày hôm trước để luyện nói trước gương, đừng mang tư tưởng “làm đại” và thể hiện bản thân không xuất sắc trước đồng nghiệp).
– 2 giờ cho những hoạt động phục vụ cộng đồng mà không yêu cầu trả lương. Vì với Napoleon, khi bạn cho đi mà không hề suy tính đáp trả, bạn sẽ nhận lại được nhiều hơn những gì bạn mong muốn trong tương lai. Thế nên, đối với ông ấy, hai giờ này rất quan trọng. Đừng chỉ nghĩ cho bản thân mình mà phải nghĩ về lợi ích chung của cộng đồng nữa. Các hoạt động bạn có thể tham gia như: công việc tình nguyện, tổ chức phi lợi nhuận, giúp đỡ gia đình làm việc, giúp đỡ bạn bè làm việc, hoặc đơn giản, viết và chia sẻ những gì bạn biết để nâng cao tri thức cho mọi người trên các cộng đồng viết lách (Spiderum, Triết học tuổi trẻ, A Crazy Mind,… chẳng hạn).
Điều khó trong bản kế hoạch này chính là tính không xuyên suốt. Ví dụ như 4 giờ cho việc nghỉ ngơi có thể bị chia nhỏ ra một chút buổi sáng, một chút buổi trưa, một chút buổi tối, khiến chúng ta khó xác định xem liệu rằng chúng ta đã dành đủ thời gian cho nó hay chưa. Dù sao thì đây cũng chỉ là một gợi ý của ngài Hill, chúng ta có thể tùy chỉnh cho phù hợp mỗi ngày. Bạn chỉ cần hiểu ý tưởng ở đây là bạn phải làm nhiều hơn những gì bạn được yêu cầu làm, và bạn phải biết cho đi trong xã hội này mà không mưu cầu nhận lại. Ngài Hill tin vào sự đền đáp từ vũ trụ, và khẳng định rằng với tư duy làm việc nhiệt tình như thế, chúng ta chắc chắn sẽ nhận về được nhiều hơn trong tương lai.
4. Kế hoạch khối giờ: dành cho người không có quá nhiều việc trong ngày.
Một vài người trong chúng ta không có quá nhiều đầu việc quan trọng trong một ngày, cuộc sống của họ dễ thở hơn những người bận rộn một chút. Tuy vậy, chúng ta vẫn cần lên kế hoạch thật chỉn chu cho các công việc sẽ làm trong ngày để đảm bảo rằng bạn không quá rảnh rỗi và bắt đầu tìm những việc giải trí vô bổ để giết thời gian.
Vì không có quá nhiều đầu việc quan trọng nên việc phân bổ nhiệm vụ theo từng khối giờ (mỗi khối giờ gồm một vài tiếng) sẽ hiệu quả hơn. Lúc này đòi hỏi ở bạn sự tập trung cao độ để có thể giải quyết vấn đề hết một lượt cũng như học tập, nghiên cứu và rèn luyện sâu hơn trong các lĩnh vực mà bạn chọn làm theo từng khối giờ.
Bản thân mình hiện tại đang sử dụng cách lên kế hoạch này, vì công việc chính là dạy học của mình chỉ chiếm 3 tiếng buổi tối, còn lại ban ngày có khá nhiều thời gian rảnh. Mình luôn cố gắng tận dụng thời gian mỗi ngày để học và đào sâu nghiên cứu các kỹ năng mà mình muốn tập trung phát triển (như viết lách) để phục vụ cho công việc sau này.
Đây là to-do list một ngày theo khối giờ của mình mà bạn có thể tham khảo:
– 6h30-8h: thức dậy, vệ sinh cá nhân, skincare, ăn sáng và pha cà phê. Nói chung đây là khoảng thời gian mình giúp bản thân tỉnh táo và tươi tắn hơn trước khi ngồi vào bàn làm việc.
– 8h-11h30: thời gian làm việc chính. Nếu có deadline, mình sẽ chạy (nhưng khá ít). Nếu không, mình sẽ đọc báo, lướt Youtube một chút, học Anh văn (vì chuyên ngành là tiếng Anh nên mình không bị mất căn bản, mình chỉ dành một chút thời gian mỗi ngày nghe, đọc và viết tiếng Anh để không quên và quen cách sử dụng từ ngữ của người bản địa hơn), và bắt đầu tìm hiểu sâu về một hoặc một vài vấn đề nào đó để sau đó viết lách. Buổi sáng mình rất tập trung nên tranh thủ giải quyết nhiều việc. Chứ sau giờ ăn trưa là độ tập trung xuống còn tầm…50%.
– 12h-13h: ăn trưa (mẹ mình nấu ăn, mình chỉ rửa chén).
Lúc này, ngày làm việc ban ngày của mình đã xong.
– 13h30-16h30: mình sẽ đọc sách hoặc xem phim trên Netflix, ôi thật đấy không đùa đâu, ngày nào mình cũng xem. Lý do tại sao mình lại xem ư? Mai mốt mình sẽ bật mí sau nhé haha; sau đó là vận động cơ thể tầm 40 phút, mình cố gắng lắm mới duy trì việc này được đều đặn hơn trong thời gian gần đây đó (vì bị đau lưng đau xương khớp =)) nhưng 40 phút này rất đángggggg).
– 16h30 đến 21h: khoảng thời gian linh hoạt. Mình hầu như không đụng vào công việc cá nhân hay học tập thêm gì nữa. Nếu không có lịch dạy học, mình sẽ tắt laptop đi và xuống dưới nhà với gia đình, ăn tối và xem tivi với nhau. Nếu có lịch dạy thì đến giờ mình ngồi vào bàn dạy học thôi (dạy online).
– 21h đến 23h: khoảng thời gian mình dọn dẹp nhà cửa, tắm rửa, skincare, thực hiện vài động tác yoga trước khi ngủ (bị đau lưng nên phải duy trì giãn cơ) và ngủ thẳng tới tận sáng hôm sau (mình trước kia rất khó ngủ, từ ngày bỏ ngủ trưa, tập thể thao cuối giờ chiều và chuyển qua tắm nước ấm trước khi ngủ thì đặt lưng xuống giường là mình có thể “thăng” được luôn).
5. Kiểu điền vào chỗ trống: dành cho sinh viên – những người có lịch học và làm việc mỗi ngày khác nhau.
Điền vào chỗ trống rất đơn giản: rảnh giờ nào, điền hoạt động bổ ích vào giờ đó.
Cách lập kế hoạch này rất phù hợp với những bạn sinh viên có lịch học và lịch làm thêm khác nhau mỗi ngày: hôm nay học 2 tiết buổi sáng, làm thêm 5 tiếng buổi chiều; hôm sau mở ca làm 4 tiếng buổi sáng, học 2 tiết buổi chiều. Với lịch học lộn xộn thế này thì các bạn khó mà sắp xếp được công việc trong một ngày nếu không lên plan cụ thể. Vì các bạn rất dễ rơi vào trạng thái “chúa tể thời gian rảnh”, có thời gian đầy rẫy đó nhưng không biết làm gì, nên thôi ngồi bấm điện thoại tới lúc có tiết học/ ca làm cho xong.
Nếu lịch trình học và làm việc mỗi ngày khác nhau, các bạn phải lên plan cụ thể cho mỗi ngày trong tuần, và thêm các hoạt động bổ ích vào những khoảng thời gian xen kẽ. Các bạn lên lịch làm sao để cân bằng được giữa cuộc sống – học tập – làm việc nhé:
– Cuộc sống: đảm bảo thời gian cho phép bạn ăn đủ 3 bữa một ngày, uống đủ nước, đi ngủ sớm dậy sớm, vận động khoảng 30 phút, và nghỉ ngơi giải trí (khúc này xài điện thoại lướt tiktok được nè, miễn sao đừng có lướt lố thì giờ quá là được).
– Học tập: đảm bảo deadline được chạy đều đặn chứ không phải dồn vào ngày cuối mới làm nhen. Các bạn cũng tránh dồn quá nhiều việc vào một ngày vì điều này dễ khiến bạn đuối sức, rồi bắt đầu muốn cúp học ở nhà nghỉ ngơi đó.
– Làm việc: nếu có công việc làm thêm, đảm bảo rằng bạn làm trong khả năng cho phép (không vượt quá giới hạn kể cả khi quản lý có năn nỉ). Còn một điều quan trọng nữa, chớ có sắp xếp để đi làm thay vì đi học bạn nha.
Tốt nhất là bạn sắp xếp được làm sao để học hết trong 1 buổi, buổi còn lại đi làm xuyên suốt cả tuần. Thời sinh viên, mình ngưỡng mộ nhất những bạn vừa học hết mình, vừa làm tận tình, mà vừa vui chơi xả láng đủ kiểu luôn. Trông họ năng động cực, mình nghĩ họ cũng phải biết quản lý thời gian dữ lắm mới làm được nhiều việc như thế.
Chỗ trống giữa những khoảng đi học, đi làm, nếu là sinh viên thì bạn nên “điền” vào đó những đầu việc sau: học ngoại ngữ (tranh thủ tự học ngay và đều đặn đi bạn ơi, sau đó đi thi lấy bằng TOEIC hay IELTS cho sớm luôn, đừng để năm 4 mới lật đật xách mông đi học) => tập thể thao => đọc sách => viết lách (một kỹ năng rất nên rèn luyện) => học thêm một vài điều mới phục vụ cho sự nghiệp bạn chọn sau này (VD: bạn muốn làm Youtuber thì học cách quay phim và ăn nói trước camera đi) => tham gia các hoạt động xã hội (khóa học online, câu lạc bộ, tổ chức phi lợi nhuận, tình nguyện viên,…) => chăm chút một/ một vài sở thích (VD: đàn ca, cây cảnh, vẽ vời… tuyệt đối không ghi lên plan “sở thích của tôi là nằm lướt Tiktok” hiehie)
6. Quy tắc 40/20: dành cho người phải làm các đầu việc khác nhau mỗi ngày
Quy tắc này dành cho những người làm một công việc cố định thôi nhưng tính chất/ nhiệm vụ mà công việc này đòi hỏi thường xuyên thay đổi. Ví dụ: các freelancer nhận mỗi dự án là một kiểu project khác nhau; các công việc nghiên cứu, viết lách/ viết báo cáo cũng tùy thuộc vào chủ đề; hoặc những người tự mình làm chủ cho các dự án cá nhân,…
Quy tắc này mình học được từ Web5Ngay: phương pháp làm 40 phút, lên kế hoạch 20 phút. Bạn sẽ dùng 40 phút đầu tiên của một giờ (VD: 8h-8h40) để học và làm việc thật tập trung, không xao nhãng. 20 phút còn lại trước khi kết thúc giờ đó, bạn hãy vừa nghỉ ngơi, vừa lấy giấy bút ra và lên kế hoạch cho 40 phút tiếp theo nên làm gì (vì mỗi ngày mỗi việc khác nhau nên việc lên kế hoạch liên tục trong ngày như này là điều quan trọng, việc lên kế hoạch buổi tối trước đó có thể không hiệu quả vì bạn không lường trước được mình sẽ phải giải quyết những vấn đề gì trong công việc của ngày hôm sau). Nếu 20 phút lên kế hoạch là quá nhiều, bạn có thể giảm xuống còn 15 phút hoặc 10 phút cũng được (nhưng hãy đảm bảo đủ thời gian để bạn vừa nghỉ ngơi vừa lên kế hoạch tiếp theo nhé).
7. Kiểu thời gian chủ đề: dành cho người muốn cân bằng cuộc sống và công việc
Tốt hơn hết chúng ta không nên mải vùi đầu vào một khía cạnh trong cuộc sống mà quên đi những điều còn lại. Đừng bỏ bê gia đình vì sự nghiệp đang tiến triển; đừng quên chăm chút cho bản thân vì học tập đang đến giai đoạn dầu sôi lửa bỏng; hay đừng bỏ bê công việc vì mới được crush nhận lời yêu và bạn thì dành hết thời gian trong ngày nhắn tin chat chit với cô ấy,… Những người biết cân bằng mọi thứ trong cuộc sống sẽ “dễ thở” hơn và có mức độ hài lòng với cuộc sống cao hơn những người chỉ mải tập trung vào một thứ rất nhiều lần.
Để cân bằng được mọi khía cạnh, sắp xếp thời gian theo từng kiểu chủ đề trong một ngày cũng khá thú vị và đáng được tham khảo. Các chủ đề phổ biến ở đây bao gồm: công việc, học tập, gia đình, sức khỏe, mối quan hệ xã hội, sở thích cá nhân. Một ví dụ về cách phân bổ thời gian theo chủ đề để bạn dễ hình dung:
– Thứ 2, thứ 4, thứ 6:
+ sáng: công việc, học tập
+ chiều: mối quan hệ xã hội
+ tối: gia đình
– Thứ 3, thứ 5, thứ 7:
+ sáng: công việc, học tập
+ chiều: sở thích cá nhân
+ tối: gia đình
– Chủ nhật:
+ sáng: gia đình
+ chiều: sở thích cá nhân/ mối quan hệ xã hội
+ tối: gia đình
Chủ đề sức khỏe sẽ được dàn trải đều trong ngày: ăn, uống, ngủ nghỉ, vận động hợp lý.
Nếu bạn sống độc thân, thời gian buổi tối có thể dành cho sở thích cá nhân hoặc học tập thêm một điều gì đó thú vị. Tuy nhiên, bạn vẫn nên sắp xếp thời gian để gọi điện tương tác và gắn kết tình thân với gia đình hằng tuần nhé.
by Jadie
