Vào năm 1897, Vilfredo Pareto – nhà kinh tế học người Ý, trong khi đang học về sự phân bố của cải và thu nhập tại nước Anh trong thế kỷ 19, đã phát hiện ra, phần lớn diện tích đất đai và thu nhập bị kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội. Trên thực tế, 20% dân số kiểm soát đến 80% của cải và thu nhập.
Cảm thấy hứng thú với phát hiện này, ông tiếp tục đi sâu vào phân tích, nghiên cứu và đã phát hiện ra rằng, nguyên tắc này không chỉ đúng với nhiều quốc gia trong các giai đoạn lịch sử khác nhau; mà còn đúng với những gì đã xảy ra ngay trong khu vườn của ông. Tại đây, Pareto thấy được rằng, 20% cây đậu Hà Lan được ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được.
Sau nhiều nghiên cứu, ông đưa ra nguyên tắc Pareto, hay còn được gọi là nguyên tắc 80/20 mang ý nghĩa rằng đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau và khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.
Chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy, không phải tỷ lệ này lúc nào cũng chính xác là 80/20. Có rất nhiều trường hợp trong cuộc sống cho ra tỷ lệ khác nhau và nguyên tắc 80/20 có thể xem như tên gọi hay tỷ lệ điển hình mà ta hay gặp phải.
Hãy cùng xem một vài ví dụ nhé:
- 20% học sinh trong lớp luôn chiếm 80% điểm số cao nhất
- Chỉ 20% khách hàng tạo ra đến 80% doanh thu
- 80% người dùng gặp 20% sự cố điển hình khi sử dụng phần mềm
- 80% khối lượng công việc hoàn thành trong ngày của bạn chỉ chiếm 20% thời gian làm việc
- Chỉ 20% nhân viên đạt trên 80% KPI trong quá trình làm việc
Như đã đề cập ở trên, nguyên tắc 80/20 không nhất thiết cho tỷ lệ 80/20 với mọi trường hợp, thậm chí, nhiều tình huống trong cuộc sống còn phá vỡ nguyên tắc này. Điểm cốt lõi của nguyên tắc này nhấn mạnh: Làm việc thông minh hơn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đạt được hầu hết những kết quả kỳ vọng. Bằng cách này hay cách khác, bạn hoàn toàn có thể loại bỏ những công việc không cần thiết để dành thời gian cho những việc quan trọng hơn, cốt lõi hơn.
Những hiểu lầm về nguyên tắc 80/20
1. Mọi trường hợp luôn ứng với tỷ lệ 80/20
Bạn đừng cố định tỷ lệ này với mọi tình huống. 80/20 chỉ là tỷ lệ để tham khảo. Ý nghĩa sâu xa của nó nói lên sự mất cân bằng ở nhiều khía cạnh, hiện tượng, sự việc trong cuộc sống – yếu tố này có thể chiếm thiểu số nhưng lại đóng góp đa số trong một tổng thể chung. Chẳng hạn chúng ta có thể nói 1% những người giàu nhất đóng góp đến 70% GDP của một quốc gia nào đó. Hãy áp dụng linh hoạt cho từng trường hợp cụ thể các bạn nhé.
2. Bạn phải loại bỏ hoàn toàn những thứ mà bạn cho là không tạo ra giá trị?
Cũng là ví dụ trên, một quốc gia có đến 70% GDP được đóng góp bởi 1% người giàu không có nghĩa là những người còn lại không có sự đóng góp mà điều đó cho thấy sự chênh lệch giàu nghèo rất lớn giữa những người trong cùng một đất nước.
Hay như trong công việc, bạn chỉ dành 20% thời gian làm việc trong ngành để hoàn thành 80% khối lượng các task trong ngày đó. Điều này không có nghĩa là 80% thời gian còn lại không có ý nghĩa. Khoảng thời gian dù không đạt hiệu suất cao ấy có thể rất cần thiết để bạn nghĩ ra các ý tưởng, tìm kiếm giải pháp hay một chút thư giãn để lấy lại cảm hứng làm việc.
Các bước để áp dụng quy tắc 80/20
Các bước phân tích cơ bản bao gồm:
Bước 1: Xác định tất cả các vấn đề mà bạn cần giải quyết
Chẳng hạn, một trong những vấn đề của bản thân như bạn chưa có đủ khả năng để thuyết trình về một vấn đề nào đó. Mà kỹ năng ấy rất cần cho công việc của bạn.
Bước 2: Liệt kê nguyên nhân dẫn đến vấn đề đó, kể cả nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan, các nguyên nhân mang tính hệ thống.
Nguyên nhân chủ quan: Bạn là người hướng nội, bạn chưa đủ kiến thức, bạn có những lỗi về giao tiếp, bạn chưa biết cách trình bày một bài nói, bạn chưa tự tin trước đám đông?
Nguyên nhân khách quan: Bạn có trưởng nhóm luôn đứng ra thuyết trình nên phần nào đó bạn ỷ lại hay môi trường làm việc không giúp bạn rèn luyện kỹ năng đó.
Với các vấn đề lớn hơn, bạn cần phải chia ra nhiều nhóm nguyên nhân chi tiết hơn nữa để không bỏ sót các nguyên nhân, đồng thời thuận tiện cho việc xử lý sau này. Trong bước này, bạn được phép lan man để mở rộng việc tìm kiếm các nguyên nhân, nhưng hãy cho mình một điểm dừng hợp lý nhé.
Bước 3: Đánh giá các nguyên nhân và sắp xếp từ ảnh hưởng nhỏ tới ảnh hưởng lớn
Ví dụ: Ảnh hưởng nhỏ là 4, ảnh hưởng lớn là 1. Khâu này rất quan trọng bởi nó giúp bạn tìm ra “20%” nguyên nhân ảnh hưởng lớn nhất tới vấn đề.
Bạn xác định rằng 20% vấn đề đến từ các nguyên nhân: Thiếu kiến thức, chưa biết cách trình bày bài thuyết trình, chưa biết cách diễn đạt ý,…
1- Thiếu kiến thức phục vụ bài nói
2- Chưa biết cách sắp xếp các ý
3- Luyện nói chưa đủ nhiều
4- Môi trường làm việc
Việc sắp xếp như trên mang tính cá nhân (bạn cho rằng như vậy, bạn thấy hợp lý với riêng bạn). Bạn nhận thấy rằng môi trường làm việc cũng có một vài cơ hội để bạn thuyết trình nhưng bạn chưa tự tin làm điều đó, kỹ năng nói của bạn cũng không phải yếu kém bởi bạn vẫn có thể nói tốt một vài vấn đề cơ bản. Và nguyên nhân mà bạn cho rằng phải ưu tiên xử lý là kiến thức phục vụ thuyết trình. Có kiến thức, bạn tin rằng mình sẽ dễ dàng xử lý những nguyên nhân còn lại.
Bước 4: Xây dựng và thực hiện kế hoạch hành động để giải quyết các nguyên nhân có điểm cao hơn trước
Hãy tin rằng tất cả mọi việc đều có thể cải thiện được. Có thể tất cả sẽ không hoàn hảo như bạn nghĩ nhưng chắc chắn kết quả sẽ tốt hơn rất nhiều.
Nhớ rằng việc gì có thể giải quyết trước thì làm ngay, còn những việc khó, bạn cần xử lý dần theo trình tự: Từ nhỏ đến lớn, từ chậm đến nhanh, từ ít đến nhiều.
Trong quá trình giải quyết vấn đề, ta hoàn toàn có thể áp dụng nguyên tắc 80/20 một lần nữa. Chẳng hạn như bạn đang giải quyết việc “Thiếu kiến thức phục vụ bài nói”, bạn hoàn toàn có thể liệt kế ra một vài nguồn cung cấp kiến thức chủ đạo (giáo trình, báo chí, sách, podcast, kênh youtube) để follow, cập nhật và tổng hợp kiến thức. Có thể học từ 2 đến 3 nguồn chính trước, sau đó mở rộng ra các nguồn khác. Nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng nắm được những điều cốt lõi, làm cơ sở để thu thập kiến thức một cách toàn diện.
<3